Communiceer helder en simpel

Adfiz privacy 2018

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geven we uitleg over de informatie die je moet geven aan betrokkenen.

Eén van de uitgangspunten van de AVG is transparantie. Dat betekent dat het voor betrokkenen duidelijk moet zijn dat er gegevens van hen worden verwerkt, door wie dat gebeurt en met welk doel. Ook is het belangrijk om betrokkenen duidelijk te maken welke rechten zij hebben. Je moet informatie kort, begrijpelijk en toegankelijk vormgeven. Gebruik daarbij eenvoudig taalgebruik, zodat alle betrokkenen de informatie kunnen begrijpen. Het kan helpen als je standaard iconen gebruikt.

Vaak heb je direct contact met een betrokkene. Dan informeer je de betrokkene op het moment dat je persoonsgegevens van die betrokkene verkrijgt, tenzij je zeker weet dat de betrokkene deze informatie al heeft. Je informeert de betrokkene in ieder geval over jouw onderneming, contactgegevens en kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens, zoals doeleinden en grondslagen. Ook informeer je duidelijk aan welke partijen je de persoonsgegevens verder zult verstrekken, zoals bijvoorbeeld verwerkers die je inschakelt en of je de persoonsgegevens door zult geven aan internationale organisaties of derde landen. Verder geef je aan hoe lang je gegevens zult bewaren en maak je betrokkenen duidelijk welke rechten zij hebben. Zoals het recht om verzoeken tot bijvoorbeeld inzage in te dienen, het recht om een gegeven toestemming in te trekken en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In de AVG zijn tevens enkele andere verplichtingen opgenomen die samenhangen met de omstandigheden waarin je de persoonsgegevens verwerkt. Let daar goed op!

Gegevens niet van betrokkene

Het kan zijn dat je persoonsgegevens niet direct van betrokkenen krijgt. Ook dan moet je de betrokkenen informeren over jouw verwerking van persoonsgegevens. Dat doe je in ieder geval op het moment, dat je voor het eerst contact opneemt met een betrokkene of uiterlijk binnen 1 maand nadat je de persoonsgegevens hebt verkregen. Betrokkenen moet je in deze gevallen ook informeren over de herkomst en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

Algemene verklaring

Je moet de informatie schriftelijk of met andere (elektronische) middelen verstrekken, maar in ieder geval op een manier die passend is voor betrokkenen. Om consequent en efficiënt te kunnen informeren, is het aan te raden om een algemene verklaring op te stellen. Met een goed format kun je zo gedurende langere tijd meerdere betrokkenen consequent informeren.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Doe mee met de Grote Digitaliseringsenquête

Doe mee met de Grote Digitaliseringsenquête

Door zoveel mogelijk adviseurs te bereiken en ertoe te zetten de Grote Digitaliseringsenquête in te vullen, willen Adfiz en CGA inzicht krijgen in de digitaliserings-...

Praktijksessies innovatie-event 5 juli nader belicht (deel 3)

Praktijksessies innovatie-event 5 juli nader belicht (deel 3)

Het VVP Innovatie Platform (VIP) organiseert op 5 juli samen met de Stichting Contactgroep Automatisering het VIP-Event Be the change!, het grootste Fin- &...

Uitnodiging VIP Innovatie Congres - Be the Change!

Uitnodiging VIP Innovatie Congres - Be the Change!

Michael Mackaaij, voorzitter van de Contactgroep Automatisering, nodigt de financiële sector in een videoboodschap uit voor het VIP Innovatie Congres Be the...

Doe mee aan de Grote Digitaliseringsenquête van Adfiz en CGA

Doe mee aan de Grote Digitaliseringsenquête van Adfiz en CGA

Adfiz en de Contactgroep Automatisering (CGA) zijn van start gegaan met de Grote Digitalieringsenquête. Hiermee willen beide organisaties in kaart brengen...

Praktijksessies innovatie-event 5 juli nader belicht (deel 2)

Praktijksessies innovatie-event 5 juli nader belicht (deel 2)

Het VVP Innovatie Platform (VIP) organiseert op 5 juli samen met de Stichting Contactgroep Automatisering het VIP-Event Be the change!, het grootste Fin- &...

Praktijksessies innovatie-event 5 juli nader belicht (deel 1)

Praktijksessies innovatie-event 5 juli nader belicht (deel 1)

Het VVP Innovatie Platform (VIP) organiseert op 5 juli samen met de Stichting Contactgroep Automatisering het VIP-Event Be the change!, het grootste Fin- &...

Opname bedrag ineens niet zonder risico’s

Opname bedrag ineens niet zonder risico’s

(Adfiz in Ken je vak! VVP 02-2022) Aan het gebruik van het keuzerecht (pensioenbedrag ineens) worden voorwaarden gesteld. Er gelden strakke eisen voor de informatievoorziening...

Adfiz: "Voorgenomen transparantieregels nutteloos voor het keuzeproces"

Adfiz: "Voorgenomen transparantieregels nutteloos voor het keuzeproces"

Nutteloos voor het keuzeproces, schadelijk voor de dienstverlening, praktisch onuitvoerbaar en juridisch onhoudbaar. Zo omschrijft Adfiz in het jaarverslag 2021...

Kijken naar het specifieke risico

Kijken naar het specifieke risico

(Ludger de Bruijn, Adfiz, in katern Nieuwe Risico's in VVP 02-2022) Voldoende mogelijkheden voor maatwerk zijn cruciaal bij de verzekering van nieuwe risico’s....

"Maak financieel advies voor begeleiding op de pensioendatum fiscaal aftrekbaar"

"Maak financieel advies voor begeleiding op de pensioendatum fiscaal aftrekbaar"

Regel de verplichte keuzebegeleiding niet per pensioenuitvoerder maar via ‘Mijnpensioenoverzicht.nl’. Schrap de duiding ‘passend’ bij keuzebegeleiding....