Communiceer helder en simpel

Adfiz privacy 2018

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geven we uitleg over de informatie die je moet geven aan betrokkenen.

Eén van de uitgangspunten van de AVG is transparantie. Dat betekent dat het voor betrokkenen duidelijk moet zijn dat er gegevens van hen worden verwerkt, door wie dat gebeurt en met welk doel. Ook is het belangrijk om betrokkenen duidelijk te maken welke rechten zij hebben. Je moet informatie kort, begrijpelijk en toegankelijk vormgeven. Gebruik daarbij eenvoudig taalgebruik, zodat alle betrokkenen de informatie kunnen begrijpen. Het kan helpen als je standaard iconen gebruikt.

Vaak heb je direct contact met een betrokkene. Dan informeer je de betrokkene op het moment dat je persoonsgegevens van die betrokkene verkrijgt, tenzij je zeker weet dat de betrokkene deze informatie al heeft. Je informeert de betrokkene in ieder geval over jouw onderneming, contactgegevens en kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens, zoals doeleinden en grondslagen. Ook informeer je duidelijk aan welke partijen je de persoonsgegevens verder zult verstrekken, zoals bijvoorbeeld verwerkers die je inschakelt en of je de persoonsgegevens door zult geven aan internationale organisaties of derde landen. Verder geef je aan hoe lang je gegevens zult bewaren en maak je betrokkenen duidelijk welke rechten zij hebben. Zoals het recht om verzoeken tot bijvoorbeeld inzage in te dienen, het recht om een gegeven toestemming in te trekken en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In de AVG zijn tevens enkele andere verplichtingen opgenomen die samenhangen met de omstandigheden waarin je de persoonsgegevens verwerkt. Let daar goed op!

Gegevens niet van betrokkene

Het kan zijn dat je persoonsgegevens niet direct van betrokkenen krijgt. Ook dan moet je de betrokkenen informeren over jouw verwerking van persoonsgegevens. Dat doe je in ieder geval op het moment, dat je voor het eerst contact opneemt met een betrokkene of uiterlijk binnen 1 maand nadat je de persoonsgegevens hebt verkregen. Betrokkenen moet je in deze gevallen ook informeren over de herkomst en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

Algemene verklaring

Je moet de informatie schriftelijk of met andere (elektronische) middelen verstrekken, maar in ieder geval op een manier die passend is voor betrokkenen. Om consequent en efficiënt te kunnen informeren, is het aan te raden om een algemene verklaring op te stellen. Met een goed format kun je zo gedurende langere tijd meerdere betrokkenen consequent informeren.

Deze bijdrage wordt u aangeboden door Adfiz

Reactie toevoegen

 
Editie
Meer over
Adfiz: duidelijkheid over norm voor onafhankelijk advies

Adfiz: duidelijkheid over norm voor onafhankelijk advies

Volgens Polis Advocaten, in antwoord op een vraag van Adfiz, heeft de AFM-norm voor onafhankelijkheid in de vergelijkingskaart geen privaatrechtelijke consequenties. Adfiz:...

Adfiz: handreiking 'Pensioendienstverlening op maat'

Adfiz: handreiking 'Pensioendienstverlening op maat'

Adfiz heeft de handreiking 'Pensioendienstverlening op maat' gepubliceerd. De handreiking is samen met de pensioensector ontwikkeld in het kader van het aanvalsplan...

Adfiz vreest confettipensioen als keuzebegeleiding niet verbetert

Adfiz vreest confettipensioen als keuzebegeleiding niet verbetert

Het niet verbeteren van de keuzebegeleiding zal leiden tot confettipensioen, meent Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcolumn op de website van de organisatie...

Informeren of adviseren?

Informeren of adviseren?

(Opinie Enno Wiertsema, directeur Adfiz, in VVP-special Financieel Vitaal 2023) Onze samenleving digitaliseert in sneltreinvaart. Zorgdeclaraties dienen we in...

Adfiz: "Preventie-eisen cyberverzekering moeten duidelijk zijn"

Adfiz: "Preventie-eisen cyberverzekering moeten duidelijk zijn"

"Wij herkennen de problemen die de AFM signaleert over cyberverzekeringen." Zo reageert Adfiz op de maandag verschenen AFM-verkenning waarin de toezichthouder verzekeraars...

Adfiz: checklist verplichte precontractuele informatie

Adfiz: checklist verplichte precontractuele informatie

Adfiz heeft een Checklist verplichte pre-contractuele informatie ontwikkeld. Adfiz: "Van algemene informatie over je kantoor tot het essentiele informatiedocument...

IVA Business School helpt in zoektocht naar commercieel verzekeringstalent

IVA Business School helpt in zoektocht naar commercieel verzekeringstalent

Adfiz, Nationale-Nederlanden, NVGA en VNAB zijn een samenwerking gestart met IVA-Business School met als doel vakbekwaam jong commercieel talent te interesseren...

Resultaten Adfiz-leden in 2022 boven verwachting

Resultaten Adfiz-leden in 2022 boven verwachting

De resultaten over 2022 zijn voor de meeste bij Adfiz aangesloten advieskantoren boven verwachting. Ook de daling in hypotheken was lager dan verwacht. Voor 2023...

Adfiz: "Nederland roepende in woestijn met pleidooi voor Europees provisieverbod"

Adfiz: "Nederland roepende in woestijn met pleidooi voor Europees provisieverbod"

“Vinden jullie harmonisatie ook zo belangrijk als de rest van Europa een provisieverbod afwijst?” Die vraag stelt Adfiz-directeur Enno Wiertsema aan...

Digitale weerbaarheid

Digitale weerbaarheid

(Adfiz in Ken je vak! VVP 06-2022) Om financieel adviseurs te ondersteunen bij het cyberveiliger maken van hun eigen onderneming en ze een weg te wijzen door de...