Register biedt handig overzicht

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.

In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.

Inhoud en vorm

In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.

‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’

Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.

Toegang tot het register

Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.

Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 

Reacties

Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018

Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?

Editie
Meer over
Adfiz: "Controleer diploma's"

Adfiz: "Controleer diploma's"

“Zorg voor controle op diploma’s, zodat je adviesbevoegdheid op orde is voor alle gebieden waar je actief bent.” Aldus Adfiz in reactie op de AFM...

Adfiz juicht amendement behoud UPO toe

Adfiz juicht amendement behoud UPO toe

Adfiz is blij met het amendement van GroenLinks en PvdA voor handhaving van het huidige UPO-model. Adfiz: “In onze reactie op het wetsvoorstel toekomst pensioenen...

Adfiz: adviseren meer dan aanbeveling doen voor nieuw financieel product

Adfiz: adviseren meer dan aanbeveling doen voor nieuw financieel product

“Het is goed dat het ministerie van Financiën heeft aangekondigd te willen kijken naar de adviesdefinitie. En daar kan wat mij betreft niet snel genoeg...

In zeven stappen aan de slag met actief klantbeheer

In zeven stappen aan de slag met actief klantbeheer

(Adfiz in VVP Special Actief Klantbeheer, oktober 2022) Veel adviseurs willen aan de slag met actief klantbeheer, zodat zij ook na het afsluiten van een financieel...

Praktijktips Actief Klantbeheer

Praktijktips Actief Klantbeheer

(Praktijktips Actief Klantbeheer in VVP Special Actief Klantbeheer, oktober 2022) Financiële professionals helpen bij het informeren, initiëren, implementeren...

Kennis delen over klimaatrisico’s

Kennis delen over klimaatrisico’s

(Adfiz in Ken je vak! VVP 4-2022) Klanten en stakeholders kijken steeds vaker naar adviseurs als belangrijke speler om hen beter voor te bereiden op klimaatrisico’s....

Adfiz: kritiek op verlagen provisie door Menzis

Adfiz: kritiek op verlagen provisie door Menzis

Adfiz heeft kritiek op de provisieverlaging zorgverzekering die Menzis per 2023 heeft aangekondigd. Adfiz: “Wij zijn hier kritisch over, omdat juist in een...

Gesubsidieerde opleidingen van Lindenhaeghe en Hoffelijk op website Adfiz

Gesubsidieerde opleidingen van Lindenhaeghe en Hoffelijk op website Adfiz

Adfiz heeft een website gelanceerd met daarop het NL leert door-aanbod van Lindenhaeghe en Hoffelijk. Deze opleiders hebben als enige partijen binnen de branche...

Adfiz: verlagen risico-opslag (tijdelijk) makkelijker maken

Adfiz: verlagen risico-opslag (tijdelijk) makkelijker maken

Adfiz roept alle geldverstrekkers op om – eventueel tijdelijk – (financiële) drempels die consumenten ervaren bij het verlagen van de risico-opslag...

Adfiz Zakelijk Platform 2022: Duurzaamheid en Verzekerbaarheid

Adfiz Zakelijk Platform 2022: Duurzaamheid en Verzekerbaarheid

Het Zakelijk Platform van Adfiz staat woensdag 21 september in het teken van Duurzaamheid en Verzekerbaarheid. Voor leden is de toegang gratis. Niet-leden kunnen...