Register biedt handig overzicht

Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.

In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.

Inhoud en vorm

In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.

‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’

Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.

Toegang tot het register

Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.

Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz

 

Reactie toevoegen

 

Reacties

Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018

Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?

Editie
Meer over
Burgemeester Valkenburg neemt watersnoodboekje Adfiz in ontvangst

Burgemeester Valkenburg neemt watersnoodboekje Adfiz in ontvangst

Adfiz-voorzitter Roger van der Linden reikte vorige week de Adfiz-publicatie 'Watersnood in de Valckenborgh' over de watersnood in 2021 uit aan burgemeester Daan...

Adfiz Nieuwjaarspeiling: verwachtingen voor 2024 fors positiever

Adfiz Nieuwjaarspeiling: verwachtingen voor 2024 fors positiever

Voor het komende jaar 2024, aldus de Adfiz Nieuwjaarspeiling, verwachten zo’n 25 procentpunt meer kantoren een groei te noteren dan de realisatie over 2023....

Regels actieve provisietransparantie gaan in op 1 juli a.s.

Regels actieve provisietransparantie gaan in op 1 juli a.s.

De regels voor actieve provisietransparantie gaan in op 1 juli 2024. De wetswijziging is gepubliceerd in de Staatscourant. Vanaf 1 juli dienen adviseurs de consument...

5, 4, 3, 2, 1, go!

5, 4, 3, 2, 1, go!

Dit jaar ‘trakteerde’ Adfiz tijdens haar nieuwjaarsbijeenkomst de aanwezigen op een powerspeech van Ben 'Tyler' Tiggelaar, expert in leiderschap, verandering...

"VoogdijVerzekerd regelt alles rondom voogdijschap"

"VoogdijVerzekerd regelt alles rondom voogdijschap"

De GoedIdee VoogdijVerzekerd, een nieuw product van Dazure dat er onder meer voor zorgt dat kinderen goed verzorgd achterblijven na het overlijden van de ouder(s),...

Vijf initiatieven NN genomineerd in Adfiz Prestatie Onderzoek

Vijf initiatieven NN genomineerd in Adfiz Prestatie Onderzoek

Nationale-Nederlanden werd in alle vier categorieën (duurzame ontwikkeling, klantbelang, ketenefficiency en verzekerbaarheid) van het Adfiz Prestatie Onderzoek...

TAF wint ketenefficiency-award met InkomensZeker AOV

TAF wint ketenefficiency-award met InkomensZeker AOV

"Yes! Voor de tweede keer op rij. Winnaar van het Adfiz prestatie onderzoek. De award ketenefficiëncy", aldus Michiel Meijer, commercieel directeur TAF. "Super...

Florius: award is erkenning voor ons als groene pionier

Florius: award is erkenning voor ons als groene pionier

"Geweldige erkenning voor onze continue drive voor innovatie en duurzaamheid!", aldus Karin Polman, directeur Florius, winnaar in de categorie 'Duurzame ontwikkeling'...

VVP-poll: regeldruk advieskantoren schaadt het klantbelang.

VVP-poll: regeldruk advieskantoren schaadt het klantbelang.

"Als ik vandaag met leden spreek dan is de meest gehoorde klacht de enorme tijd die verloren gaat aan het voldoen aan regels en aan administratieve verplichtingen....

Aan de slag met provisietransparantie

Aan de slag met provisietransparantie

(Adfiz in Ken je vak! VVP 6-2023) Adfiz biedt uitgebreide ondersteuning bij de implementatie van actieve provisietransparantie. Na jaren van discussie met de...