Register biedt handig overzicht
Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.
In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.
Inhoud en vorm
In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.
‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’
Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.
Toegang tot het register
Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.
Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz
Reactie toevoegen
Reacties
Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018
Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?
Editie
Meer over
VVP-poll: regeldruk advieskantoren schaadt het klantbelang.
"Als ik vandaag met leden spreek dan is de meest gehoorde klacht de enorme tijd die verloren gaat aan het voldoen aan regels en aan administratieve verplichtingen....
Aan de slag met provisietransparantie
(Adfiz in Ken je vak! VVP 6-2023) Adfiz biedt uitgebreide ondersteuning bij de implementatie van actieve provisietransparantie. Na jaren van discussie met de...
Adfiz: "Kostendrempel nemen we niet weg door kosten nóg zichtbaarder te maken"
"Mijn oproep aan adviseurs, maar zeker ook aan verzekeraars, toezichthouder en politiek is deze: de kostendrempel nemen we niet weg door kosten nóg zichtbaarder...
"Toetsing niet uitbreiden naar vakbekwaamheid buiten vakgebied"
"Stop met herhaald toetsen van eerder getoetste vakbekwaamheid en breid inhoud toetsing niet uit naar vakbekwaamheid buiten vakgebied financieel adviseur." Aldus...
a.s.r., de Vereende en NN genomineerd in categorie Verzekerbaarheid Adfiz-onderzoek
a.s.r., de Vereende en NN zijn genomineerd in de categorie Verzekerbaarheid van het Adfiz Prestatie Onderzoek 2024. Adfiz: "De overstromingsdekking van a.s.r. op...
Dazure, NN en TAF genomineerd in categorie Ketenefficiency Adfiz-onderzoek
Dazure, NN en TAF zijn genomineerd in de categorie Ketenefficiency van het Adfiz Prestatie Onderzoek 2024. Adfiz: "Op basis van de data-analyse heeft Onesurance...
Eerste nominaties Adfiz Prestatie Onderzoek
Florius, NN en NN/Ohra zijn genomineerd in de categorie Duurzame Ontwikkeling van het Adfiz Prestatie Onderzoek 2024, Dazure, NN en Summa Adviesgroep in de categorie...
(Annemieke Postema, AOVdokter, in Ken je vak! VVP 5-2023) Volgens de Italiaanse oud-president Giuseppe Saragat verdienen Italianen netto, maar leven ze bruto....
Enno Wiertsema (Adfiz): "Start vandaag nog met ChatGPT"
"Mijn wens voor 2024 is dat we als sector met z’n allen aan de slag gaan met ChatGPT." Aldus Adfiz-directeur Enno Wiertsema in zijn maandcolumn. "Want", schrijft...
Schadeafhandeling watersnood deint na
Burgemeester Daan Prevoo van Valkenburg a/d Geul schetst geen opwekkend beeld van de schadeafhandeling na de watersnood medio 2021. Prevoo is een van de personen...