Register biedt handig overzicht
Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe regels voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen. In dit stuk geeft Adfiz uitleg over het register van verwerkingsactiviteiten. Zo’n register heeft als doel aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de verplichtingen van de AVG en het geeft een overzicht voor jezelf.
In de AVG is de verplichting opgenomen om een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Die verplichting geldt zowel voor verwerkingsverantwoordelijken als voor verwerkers, tenzij één van de uitzonderingen van toepassing is. Het is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft. Tenzij de verwerking waarschijnlijk een risico inhoudt voor de betrokkenen, niet-incidenteel is of er sprake is van verwerking van bijzondere gegevens. In die gevallen geldt de verplichting ook voor ondernemingen met minder dan 250 personen. Van financieel dienstverleners kan worden aangenomen dat hun verwerkingen niet-incidenteel zijn, zodat er een verplichting is om een verwerkingsregister bij te houden. Overigens is het verwerkingsregister ook een zeer handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die je verwerkt.
Inhoud en vorm
In het verwerkingsregister neem je informatie op over je verwerkingsactiviteiten. Die informatie bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, beschrijving van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens, categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist en - indien mogelijk-een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Voor iedere verwerkingsactiviteit moeten deze gegevens worden bijgehouden. Daarnaast moet je de gegevens van je onderneming vermelden en, indien van toepassing, van de functionaris voor gegevensbescherming. Het register moet in schriftelijke of elektronische vorm worden opgesteld. Verder zijn er geen voorwaarden aan de vorm van het register.
‘Bewaar na aanpassing het oude verwerkingsregister’
Als je een verwerkingsactiviteit wijzigt of een nieuwe verwerkingsactiviteit start, dan moet het verwerkingsregister worden aangepast. Het is aan te raden om na een aanpassing ook het verouderde verwerkingsregister te bewaren, zodat je in een voorkomend geval de toezichthouder ook kunt informeren over gewijzigde of stopgezette verwerkingsactiviteiten.
Toegang tot het register
Het verwerkingsregister is een intern register waar derden geen toegang toe hebben. Daarop is echter wel een uitzondering. Als de toezichthouder erom vraagt, moet je het verwerkingsregister ter beschikking stellen. Een verwerkingsregister geeft een goed overzicht van verwerkingsactiviteiten en helpt op die manier om beter te kunnen voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. Adfiz geeft haar leden hierover duidelijke uitleg. Waar nodig, ondersteunt zij leden ook met praktische tips en tools, zoals een model van een register van verwerkingsactiviteiten.
Deze samenvatting wordt u aangeboden door Adfiz
Reactie toevoegen
Reacties
Marijke Ahlrichs - van der Veen - Zorg en Inkomen Marijke Ahlrichs 14 mei 2018
Heeft u een digitaal concept verwerkingsregister voor mij?
Editie
Meer over
Schadeafhandeling watersnood deint na
Burgemeester Daan Prevoo van Valkenburg a/d Geul schetst geen opwekkend beeld van de schadeafhandeling na de watersnood medio 2021. Prevoo is een van de personen...
VVP-poll: actieve provisietransparantie dwingt adviseurs te laten zien wat ze waard zijn
"Actieve provisietransparantie is nog steeds nergens voor nodig, maar als het dan toch komt biedt het de financieel adviseur een uitgelezen kans om zijn waarde tegenover...
Eerste exemplaar 'Watersnood in de Valckenborgh' uitgereikt aan Verbondsdirecteur
Het eerste exemplaar van Watersnood in de Valckenborgh (een uitgave van Adfiz) is op 16 november 2023 door Adfiz-directeur Enno Wiertsema uitgereikt aan Geeke Feiter-Van...
Adfiz: "Meer dan ooit laten zien wat wij doen, wat wij waard zijn"
Actieve provisietransparantie is nog steeds nergens voor nodig, maar als het dan toch komt biedt het de financieel adviseur een uitgelezen kans om zijn waarde tegenover...
Pensioenadvies tijdens de transitieperiode
(Adfiz in Ken je vak! VVP 5-2023) De invoering van de Wet toekomst pensioenen leidt ertoe dat álle pensioenregelingen moeten worden aangepast. Pensioenadviseurs...
(Adfiz in katern Ken je vak! in VVP 4, 2023) In 2022 heeft Adfiz samen met de HAN University of Applied Science onderzoek gedaan naar de potentie van duurzaam...
Adfiz: nieuwe versie Zorgverzekeringswet in Praktijk
Adfiz heeft een nieuwe versie gepubliceerd van haar gratis handboek Zorgverzekeringswet in Praktijk. In dit document, Zorgverzekeringswet in Praktijk worden alle...
Adfiz: "Adviesbegrip juist wél uitbreiden"
Anders dan de minister vindt Adfiz dat het adviesbegrip juist wel (weer) moet worden uitgebreid naar de beheerfase. Adfiz: "Eind 2021 kwam de AFM met een nieuwe...
54 initiatieven aangemeld voor Adfiz Prestatie Onderzoek 2024
Adfiz heeft 54 verbeterinitiatieven of –projecten, verdeeld over zestien aanbieders, voor het Adfiz Prestatie Onderzoek 2024. De volgende stap is dat een shortlist...
Adfiz: editie 2023-2024 Advies in Cijfers verschenen
Meer dan 125 miljard euro verzekerings- en hypotheekomzet , aldus de woensdag verschenen editie Advies in Cijfers 2022-2023, gaat via onafhankelijk financieel adviseurs,...